我們真的在創造會議的長期影響，還是只是開始習慣這樣說？
這幾年永續已經成為國際會議的基本語言。提案會寫、場地會談、採購會問、報告也會交，很多事情確實因此改變了。但我們也發現另一個現象：有些「永續」最後只剩下一個漂亮的詞，寫在提案裡，卻沒有真正改變一場會議怎麼被設計、怎麼被執行。甚至談永續主題的會議，所有現場的佈置物還是在比豪華、發那些拿回家再也不怎麼用到的贈品。
感覺 Legacy 也正在走一樣的路。
這十年國際間大家開始談 Legacy，開始問一場國際會議除了當下的參與人數與經濟效益之外，還能留下什麼。但看到真正把 Legacy 放進會議策略、預算、議程內容設計、利害關係人合作，以及會後追蹤的案例還是少數。
Legacy 如果只出現在提案裡，它就只是一個漂亮的字。
而會議到底衡量什麼？
一場會議結束後，我們通常很快就能回答幾個問題：有多少人來？來自多少個國家？住了多少間房？創造多少經濟效益？這些數字當然重要，而且也是國際會議產業長期使用的主要指標。
一場會議可能有 500 位與會者、來自 25 個國家、共住了 1,500 room nights，以及多少美金或多少新台幣的周邊經濟效益。這些數字告訴我們這場會議規模有多大，但很少看到敘述這場會議實際上做了什麼、達成了什麼。
有多少主辦單位（我們稱之 Meeting Owner）了解：這 500 位有沒有創造連結（誰認識了誰）？有沒有因此產生新的合作夥伴？有沒有人因為這次會議開始一個新的研究或商業關係？有沒有年輕人才因此看見一個新的職涯可能？又或是會議結束後，有多少國際與會者後來再次來到目的地？
我們很少去關心有多少在會後繼續發展的連結。因這些事情比較難量化，所以過去常常被留在會議報告之外。而大家馬上又投入下一個專案、下一場會議，把這場國際會議僅用美好的照片、影片與參與人數統計來留下痕跡。
而我們認為，真正有價值的事情，往往發生在會議結束之後。
從「辦一場會議」到「使用一場會議」
我們認為 Legacy 值得被重新思考。
一場國際會議在我們看來是一個很特殊的「資源」：在很短的時間裡，來自不同國家、不同產業、不同專業的人，被放進同一個空間。可能是企業、政府、學者、非營利組織、研究人員、企業家或決策者，而這些人平常很可能沒有理由坐在一起。
所以問題不只是「如何把這場會議辦好」，而可以多問一步：我們可以怎麼使用（或利用）這場會議？
若會這麼問，就會開始思考如何把這幾天的時間讓原本不會遇見的人碰面？如何透過國際與會者帶進當地產業與知識社群？如何讓一場學術會議和城市正在面對的問題產生連結？也可以讓一次短暫的拜訪促成之後的合作，而不是我們常見的「會議大拜拜」。
我們認為這不代表每一場會議都必須創造一個偉大的社會改變，而是可以從很小的地方開始。
丹麥的做法值得我們注意。MeetDenmark 從 2017 年開始，持續研究國際會議如何產生傳統經濟效益之外的價值，並透過不同國際會議實際測試方法。之後 Copenhagen Legacy Lab 也在 2019 年成立，逐步發展出一套協助主辦單位、目的地與在地組織共同尋找 Legacy 機會的方法。近年的工作更進一步把這套方法延伸到不同類型的國際活動。
他們先找這場會議與當地真正有關的人，再問大家希望發生什麼，接著設計活動與連結，最後去追蹤這些事情有沒有繼續發展。
Legacy 並不是在會議結束時才問「我們留下了什麼」，而是在會議還沒發生之前，就開始思考「我們希望什麼能留下來」。
丹麥目前甚至已經把 Legacy 視為會議規劃的一部分，而不是額外加上的活動。MeetDenmark 的方法包含從早期規劃、目標設定、利害關係人連結，到會後衡量與追蹤，讓 Legacy 有機會被放進整個會議生命週期（full meeting lifecycle），這點很值得我們做會議規劃的人學習。
那 PCO 的角色是什麼？
這裡其實也讓我們重新看到自己作為 PCO （專業會議顧問公司）的角色。
如果 PCO 的工作只是場地、報名、住宿、餐飲、視聽設備、現場人力、攝錄影等，會議當然可以被很完整地執行。現在要執行一場會議也不是太難，AI 可以幫忙很多事前籌備的規劃。
但 Legacy 很難從上述的執行面自然發生。因為 Legacy 不是討論「事情有沒有被做好」，而是「為什麼這些人要在這裡見面」、「誰應該和誰見面」、「見面之後應該發生什麼」，以及「我們如何讓這些事情在會議結束後繼續」。
這些其實都是策略性的問題。
這也代表 PCO 如果只站在執行端，很難真正參與 Legacy；但如果 PCO 會議顧問團隊能夠更早進入，在會議的策略 Meeting Design 階段就開始參與，就有機會把原本分散的資源重新連起來。
也就是我們希望能夠跟客人在初期階段的溝通，不是只停留在看得到的執行。我們也希望一起思考，一場國際會議的投入，如何在這幾天之外持續創造價值，幫助客戶一起思考這場會議可以被怎麼使用。
不需要從大型國際會議才開始
其實不需要等到一場幾千人的國際大會才開始，一場 100 人的會議，也可以先設定一個很清楚的 Legacy 目標。
例如，讓 10 位國際與會者與當地產業建立新的連結；希望促成一個研究合作；希望讓年輕人才和國際專業人士真正交流；或者希望一場會議結束六個月後，仍然有一個具體合作正在進行。
目標不用很多。接著，只要在會議設計（Meeting Design）裡放進一兩個真正支持這個目標的設計形式，在會後持續追蹤，就已經比把 Legacy 寫進 proposal 裡更接近真正的 Legacy。
Legacy 必須回到會議最基本的問題：為什麼這些人值得在這裡見面？
如果知道答案，我們就可以進一步思考誰應該出現在房間裡、他們應該遇見誰、哪些對話值得發生、哪些連結需要被設計，以及會議結束之後，什麼值得被繼續。
這也是我們幾年來正在改變的方向：會議可以是一個讓下一件事情發生的起點。
若你也正在苦惱如何籌備一場會議，也可以想想：這場會議結束之後，我們希望還剩下什麼？
可能是一段新的關係、一項合作、一個新的想法、一種行為上的改變、一個國際社群與當地社群之間的連結，或者只是讓某個人願意再次回來的理由。
讓一場會議，成為值得持續下去的事情的開始。
